COMMUNE ST BARTHELEMY D'ANJOU
Postée il y a 2 jours
Vos missions seront les suivantes :
* Gérer le secrétariat du maire et des élus :
- Assurer le secrétariat du Maire (agenda, accueil physique et téléphonique, préparation de réunions, courriers, mails, classement et archivage) et des adjoint(e)s (planning des manifestations, prise de rendez-vous), relais d'information auprès des élus
- Renseigner les interlocuteurs : recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers le service ou l'élu compétent
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents
- Gérer le planning des élus d'astreinte, des congés des élus
- Mettre à jour des outils et supports d'astreinte des élus (mallette des Élus, téléphone d'astreinte des élus)
* Traiter le courrier et la boîte mail de la mairie :
- Trier et enregistrer le courrier
- Diffuser aux services et élus concernés les messages reçus sur la messagerie électronique
* Organiser les différents temps officiels (vœux, inaugurations, rencontres avec les habitants...) avec l'appui des services supports :
- Organiser les cérémonies diverses (vœux, inaugurations, etc.), les rencontres des élus avec les habitant(e)s
- Préparer les vœux du maire et tenir les fichiers pour l'envoi des invitations
* Participer aux missions du secrétariat général :
- Rédiger le PV du conseil municipal
- Suppléer la responsable du secrétariat général en son absence
* Assurer des missions de secrétariat pour la directrice de l'administration générale.